Planificar un viaje de incentivo a Komodo: una lista de producción de ocho semanas

El primer trabajo es una decisión, no una reserva. ¿Quién aprueba el viaje, cuántas personas pueden venir y cuál es el presupuesto por persona? Escriba el número de participantes como un margen si no está fijado. La escalera de participantes hace el resto: hasta 10 caben en Zada Mega, 12 en Zada Zen, 14 en Zada Nara, y hasta 28 en Zada Ulla.

Tome el 3D2N como duración por defecto. Un barco entero para 20 participantes en Zada Ulla cuesta IDR 110.000.000 · unos USD 6.748 en 3D2N, es decir, IDR 5.500.000 · unos USD 337 cada uno. Para un equipo directivo de 12 en Zada Zen son IDR 85.000.000 · unos USD 5.215, o IDR 7.080.000 · unos USD 434 cada uno. Tarifas 2026, IDR, por barco, guía y documentación aparte.

Añada las líneas que la tarifa deja fuera: vuelos, hotel y comidas antes y después, tasas del parque, propinas, y el guía y la documentación, que se organizan a petición y se presupuestan aparte. Esa suma es el presupuesto real por persona, y es la cifra que hay que llevar a quien aprueba.

Elija dos o tres fechas, por orden de preferencia, y envíelas con el número de participantes. Un barco queda reservado solo cuando lo confirmamos por escrito. Publicamos una lista de precios 2026 por barco; las tarifas de entre semana y de fin de semana se confirman por fecha, a petición, así que el presupuesto es donde la cifra queda fijada.

Si el número de participantes supera 28, la escalera pasa a dos barcos: chárteres privados independientes reservados a la vez, en las mismas fechas, sujetos a que todos los barcos estén libres, presupuestados por barco. Navegar juntos, un fondeadero compartido y un programa conjunto se organizan a petición, y los capitanes fijan el orden y los fondeaderos.

Apruebe el presupuesto y pague el anticipo del 50 por ciento. Lista de producción en esta etapa: la aprobación firmada, la razón social y los datos fiscales de la empresa para la factura, y el nombre de la persona de contacto (PIC).

Este es el paso que hace real el viaje. El saldo vence 30 días antes de zarpar, algo más de cuatro semanas antes, de modo que el pago y las listas llegan en la misma semana.

• Rooming list. Nombres por camarote, con cada pareja nombrada. La configuración de camas de cada pareja se confirma con la rooming list, por escrito, antes de que pague.
• Línea de dieta y salud. Halal, vegetariano, alergias y nivel de natación, una línea por participante.
• Lista de participantes. Nombres exactamente como en el pasaporte o documento, con el vuelo de llegada de cada uno.
• Visto bueno. Una persona de su lado firma la lista; los cambios posteriores a la fecha límite del presupuesto se tratan como cambios de la reserva.

La fecha límite se fija en el presupuesto escrito, no aquí. La decide la fecha de navegación.

La recogida en aeropuerto, hotel y puerto de Labuan Bajo está incluida; la hora y el punto de encuentro se confirman por escrito. Con más de 12 participantes, un segundo vehículo o un autocar se presupuesta como línea aparte. Envíe la lista de llegadas para que ajustemos los vehículos a los vuelos.

Reserve los vuelos en esta ventana, y los vuelos de continuación solo después de que la hora de regreso del último día esté confirmada por escrito. Llegue a Labuan Bajo un día antes de zarpar.

Envíe al equipo una hoja: qué llevar, la hora de convocatoria, el número de la PIC y la línea sobre el wifi local, indicado en Zada Ulla y Zada Nara sin velocidad prometida. Añada que las entradas del parque y las tarifas de guardaparques se pagan con la lista del grupo, no en la tarifa. La hoja sale dos veces, una ahora y otra dos días antes de zarpar, y solo la segunda lleva la hora exacta de la recogida.

Es un ejemplo; la hora de convocatoria se confirma por escrito y el capitán fija todo lo que viene después. Los participantes se reúnen en el punto de recogida, viajan al puerto y embarcan. La tripulación da la sesión informativa de seguridad, y las llaves de los camarotes se entregan al embarcar.

La primera comida es el almuerzo a bordo, y después la primera parada. La PIC cuenta a los participantes con la lista al embarcar, en cada desembarco y antes de que el barco deje una parada. Un recuento en la cena del primer día lleva un minuto y ahorra diez minutos de angustia más tarde.

Dónde fondea el barco para pasar la noche lo deciden el capitán y el tiempo; el grupo duerme a bordo. La persona de producción de su expediente está localizable durante el horario del chat, todos los días, de 08:00 a 20:00 WITA, para cualquier cambio en tierra.