Eine Incentive-Reise nach Komodo planen: Checkliste der Projektleitung über acht Wochen

Die erste Aufgabe ist eine Entscheidung, keine Buchung. Wer genehmigt die Reise, wie viele Personen dürfen mit, und wie hoch ist das Budget pro Kopf? Schreiben Sie die Teilnehmerzahl als Spanne, wenn sie nicht feststeht. Die Teilnehmerzahl-Staffel erledigt den Rest: bis 10 passt Zada Mega, bis 12 Zada Zen, bis 14 Zada Nara und bis 28 Zada Ulla.

Nehmen Sie 3D2N als Ausgangsdauer. Ein ganzes Boot für 20 Gäste auf Zada Ulla kostet bei 3D2N IDR 110.000.000 · ca. USD 6.748, das sind je Person IDR 5.500.000 · ca. USD 337. Für ein Führungsteam von 12 auf Zada Zen sind es IDR 85.000.000 · ca. USD 5.215, je Person IDR 7.080.000 · ca. USD 434. Preise 2026, IDR, pro Boot, Guide und Dokumentation extra.

Addieren Sie die Zeilen, die der Preis auslässt: Flüge, Hotel und Mahlzeiten davor und danach, Parkgebühren, Trinkgelder sowie Guide und Dokumentation, die auf Anfrage organisiert und separat berechnet werden. Diese Summe ist das wirkliche Budget pro Kopf, und sie ist die Zahl, die zur genehmigenden Person gehört.

Wählen Sie zwei oder drei Termine, nach Vorliebe geordnet, und schicken Sie sie mit der Teilnehmerzahl. Ein Boot ist erst gehalten, wenn wir es schriftlich bestätigen. Wir veröffentlichen pro Boot eine Preisliste für 2026; Wochentags- und Wochenendpreise bestätigen wir auf Anfrage für das jeweilige Datum, im Angebot wird der Betrag also festgelegt.

Liegt die Teilnehmerzahl über 28, wechselt die Staffel auf zwei Boote: getrennte Privatcharter, zusammen gebucht, an denselben Terminen, sofern jedes Boot frei ist, pro Boot berechnet. Gemeinsame Fahrt, gemeinsamer Ankerplatz und gemeinsames Programm organisieren wir auf Anfrage, wobei die Kapitäne Reihenfolge und Ankerplätze festlegen.

Genehmigen Sie das Angebot und zahlen Sie die Anzahlung von 50 Prozent. Checkliste der Projektleitung für diese Stufe: die unterschriebene Genehmigung, der Firmenname und die Steuerdaten für die Rechnung und der Name der PIC.

Dieser Schritt macht die Reise real. Die Restzahlung ist 30 Tage vor Abfahrt fällig, gut vier Wochen vorher, Zahlung und Listen landen also in derselben Woche.

• Rooming-Liste. Namen nach Kabine, jedes Paar namentlich. Die Bettenaufteilung jedes Paars bestätigen wir mit der Rooming-Liste schriftlich, bevor Sie zahlen.
• Ernährungs- und Gesundheitszeile. Halal, vegetarisch, Allergien und Schwimmniveau, eine Zeile pro Gast.
• Flug- und Teilnehmerliste. Namen genau wie im Reisepass oder Ausweis, mit dem Ankunftsflug jedes Gasts.
• Freigabe. Eine Person auf Ihrer Seite zeichnet die Liste ab; Änderungen nach dem Stichtag im Angebot gelten als Änderungen der Buchung.

Der Stichtag steht im schriftlichen Angebot, nicht hier. Der Abfahrtstermin bestimmt ihn.

Die Abholung am Flughafen, im Hotel und am Hafen in Labuan Bajo ist inklusive; Uhrzeit und Treffpunkt bestätigen wir schriftlich. Bei mehr als 12 Gästen wird ein zweites Fahrzeug oder ein Bus als eigene Zeile berechnet. Schicken Sie die Ankunftsliste, damit wir die Fahrzeuge auf die Flüge abstimmen.

Buchen Sie die Flüge in diesem Fenster, und buchen Sie Weiterflüge erst, nachdem die Rückkehrzeit am letzten Tag schriftlich bestätigt ist. Reisen Sie einen Tag vor der Abfahrt nach Labuan Bajo an.

Schicken Sie dem Team eine Seite: was einzupacken ist, die Treffzeit, die Nummer der PIC und der Hinweis auf lokales WLAN, das auf Zada Ulla und Zada Nara aufgeführt ist, ohne Zusage zur Geschwindigkeit. Ergänzen Sie, dass Parktickets und Ranger-Gebühren auf der Liste der Gruppe gezahlt werden, nicht im Preis. Die Seite geht zweimal raus, einmal jetzt und einmal zwei Tage vor der Abfahrt, und nur die zweite trägt die genaue Abholzeit.

Das ist ein Beispiel; die Treffzeit bestätigen wir schriftlich, und der Kapitän legt alles danach fest. Die Gäste treffen sich am Abholpunkt, fahren zum Hafen und gehen an Bord. Die Crew weist in die Sicherheit ein, und die Kabinenschlüssel gehen beim Einschiffen aus.

Die erste Mahlzeit ist das Mittagessen an Bord, danach der erste Stopp. Die PIC zählt die Köpfe gegen die Teilnehmerliste beim Einschiffen, bei jeder Anlandung und bevor das Boot einen Stopp verlässt. Ein Namensaufruf beim Abendessen an Tag eins dauert eine Minute und erspart zehn bange später.

Wo das Boot über Nacht ankert, entscheiden der Kapitän und das Wetter; die Gruppe schläft an Bord. Die Projektleitung Ihrer Anfrage bleibt zu den Chatzeiten, täglich, 08:00 bis 20:00 Uhr WITA, für jede Änderung an Land erreichbar.