Préparer un voyage incentive à Komodo : la liste du chargé de production sur huit semaines

Le premier travail est une décision, non une réservation. Qui approuve le voyage, combien de personnes peuvent venir, et quel est le budget par personne ? Écrivez l'effectif sous forme de fourchette s'il n'est pas fixé. L'échelle des effectifs fait le reste : jusqu'à 10, Zada Mega ; 12, Zada Zen ; 14, Zada Nara ; et jusqu'à 28, Zada Ulla.

Prenez le 3D2N comme durée par défaut. Un bateau entier pour 20 participants sur Zada Ulla revient à IDR 110 000 000 · environ USD 6 748 en 3D2N, soit IDR 5 500 000 · environ USD 337 chacun. Pour une équipe de direction de 12 sur Zada Zen, c'est IDR 85 000 000 · environ USD 5 215, soit IDR 7 080 000 · environ USD 434 chacun. Tarifs 2026, IDR, par bateau, guide et documentation en sus.

Ajoutez les lignes que le tarif omet : vols, hôtel et repas avant et après, frais de parc, pourboires, ainsi que le guide et la documentation, organisés sur demande et chiffrés à part. Cette somme est le vrai budget par personne, et c'est le chiffre à présenter à celui qui approuve.

Choisissez deux ou trois dates, par ordre de préférence, et envoyez-les avec l'effectif. Un bateau n'est retenu que lorsque nous le confirmons par écrit. Nous publions une grille 2026 par bateau ; les tarifs semaine et week-end sont confirmés date par date sur demande : le devis est donc le moment où le chiffre est fixé.

Si l'effectif dépasse 28, l'échelle passe à deux bateaux : des charters privés distincts réservés ensemble, aux mêmes dates, sous réserve que chaque bateau soit libre, chiffrés par bateau. Naviguer ensemble, partager un mouillage et un programme commun sont organisés sur demande, et les capitaines fixent l'ordre et les mouillages.

Approuvez le devis et versez l'acompte de 50 pour cent. Liste du chargé de production à ce stade : l'approbation signée, la raison sociale et les informations fiscales de la société pour la facture, et le nom du référent (PIC).

C'est l'étape qui rend le voyage réel. Le solde est dû 30 jours avant le départ, soit un peu plus de quatre semaines avant : le paiement et les listes tombent donc la même semaine.

• Rooming list. Les noms par cabine, chaque binôme nommé. La configuration des lits de chaque binôme est confirmée avec la rooming list, par écrit, avant votre paiement.
• Ligne des régimes alimentaires et du suivi médical. Halal, végétarien, allergies et niveau de nage, une ligne par participant.
• Liste des participants. Noms exactement comme sur le passeport ou la pièce d'identité, avec le vol d'arrivée de chacun.
• Validation. Une personne de votre côté signe la liste ; les changements après la date limite du devis sont traités comme des changements de réservation.

La date limite est fixée dans le devis écrit, non ici. La date de départ la détermine.

La prise en charge à l'aéroport, à l'hôtel et au port de Labuan Bajo est incluse ; l'heure et le point de rendez-vous sont confirmés par écrit. Au-delà de 12 participants, un second véhicule ou un autocar est chiffré à part. Envoyez la liste des arrivées pour que nous associions véhicules et vols.

Réservez les vols dans cette fenêtre, et ne réservez les vols suivants qu'après confirmation écrite de l'heure de retour du dernier jour. Arrivez à Labuan Bajo un jour avant le départ.

Envoyez à l'équipe une page : quoi emporter, l'heure de rendez-vous, le numéro du référent (PIC) et la ligne sur le Wi-Fi local, indiqué sur Zada Ulla et Zada Nara sans débit promis. Ajoutez que billets du parc et frais de ranger se paient sur la liste du groupe, non dans le tarif. La page part deux fois, une fois maintenant et une fois deux jours avant le départ, et seule la seconde porte l'heure exacte de prise en charge.

Ceci est un exemple ; l'heure de rendez-vous est confirmée par écrit et le capitaine fixe tout ce qui suit. Les participants se retrouvent au point de prise en charge, gagnent le port et embarquent. L'équipage fait le briefing de sécurité, et les clés de cabine sont remises à l'embarquement.

Le premier repas est le déjeuner à bord, puis la première escale. Le référent (PIC) compte les participants d'après la liste à l'embarquement, à chaque débarquement et avant que le bateau quitte une escale. Un appel au dîner du jour 1 prend une minute et en épargne dix d'inquiétude plus tard.

Le mouillage du soir dépend du capitaine et de la météo ; le groupe dort à bord. Le chargé de production de votre dossier reste joignable pendant les heures du chat, tous les jours, de 08:00 à 20:00 WITA, pour tout changement à terre.