Permis, frais de parc et transferts d'un groupe : les trois listes derrière le jour d'embarquement

La liste des participants est le document sur lequel tout le reste repose. Le permis de navigation, les billets du parc et l'horaire de prise en charge puisent dans la même liste : une erreur sur un nom est donc une erreur à trois endroits. Envoyez la liste une fois, correcte, avant la date limite écrite dans votre devis.

Chaque ligne porte quatre éléments : le nom exactement comme sur le passeport ou la carte d'identité indonésienne, une mention indonésien ou étranger, le vol d'arrivée et le binôme de cabine de la rooming list. Un nom de famille inversé ou un deuxième prénom manquant est la cause habituelle d'un billet réédité, et la réédition coûte un jour qu'une date de départ chargée peut ne pas avoir.

Remplacez un nom avant la date limite, non après. Après, un remplaçant peut ne pas convenir au permis, et nous le disons par écrit. La date est fixée dans le devis car elle dépend de votre date de départ.

Liste du chargé de production, la liste elle-même. Noms comme sur la pièce d'identité ; la mention indonésien ou étranger ; vols d'arrivée ; binômes de cabine ; une personne de votre côté qui valide la liste.

Un tarif Zada ne contient jamais le billet du parc ni les frais de ranger. L'entrée du parc est de IDR 250 000 par visiteur étranger et par jour passé dans le parc, de IDR 50 000 par Indonésien en semaine et de IDR 75 000 le week-end : une liste mixte est donc chiffrée en trois lignes. La page des frais du parc propose le calculateur et les règles derrière le tarif.

Le forfait parc de KEXI couvre le billet d'entrée officiel (IDR 250 000 par visiteur étranger et par jour, PP 36/2024), le ranger et les taxes locales ; il se paie en plus du prix du bateau, sauf mention « inclus » sur le devis. Apportez du liquide, et nommez une personne de votre côté pour le porter, pour que le référent (PIC) ne cherche pas de monnaie à la station.

Un drone exige un permis du parc, que nous organisons sur demande et chiffrons à part, et nous ne promettons aucune image. Dites-nous dès le premier message si des vues aériennes font partie du plan.

En charter privé, le guide et la documentation photo/vidéo ne sont pas non plus dans le tarif ; ils sont organisés sur demande et chiffrés à part. Budgétez-les comme des lignes à part, à côté des frais de parc.

La prise en charge à l'aéroport, à l'hôtel et au port de Labuan Bajo est incluse. Au-delà de 12 participants, un second véhicule ou un autocar est chiffré à part. Un Toyota HiAce compte jusqu'à 12 places : le nombre suit donc l'effectif.

Deux bateaux d'une combinaison à 40 ou 60 participants multiplient l'arithmétique, et le plan des véhicules se fixe à partir de la liste des arrivées. Les vols échelonnés sont le vrai travail : un groupe qui atterrit sur six heures est pris en charge par lots selon un horaire, que le chargé de production propose dès que la liste des arrivées est reçue.

L'embarquement se fait à 11:00 le premier jour d'un charter privé, et le point de rendez-vous de l'open trip est Labuan Bajo avant 10:00. L'heure de prise en charge et le point de rendez-vous sont confirmés par écrit, et les bagages voyagent dans le véhicule avec le participant : les sacs souples se rangent plus facilement que les valises rigides.

Le jour d'embarquement, le référent (PIC) détient quatre papiers : la liste des participants, la rooming list, l'horaire de prise en charge et la ligne de liquide pour les frais de ranger. Le chargé de production de votre dossier détient les mêmes quatre, pour qu'une question de l'un ou l'autre côté n'ait qu'une réponse.

• Comptez les participants d'après la liste au véhicule, au ponton et à l'embarquement.
• Remettez les clés de cabine d'après la rooming list, non selon l'ordre d'arrivée.
• Gardez des copies des pages du passeport ou de la pièce d'identité dans le sac du PIC, pas seulement sur un téléphone.
• Confirmez l'heure de retour par écrit avant que quiconque réserve un vol suivant.

Arrivez à Labuan Bajo un jour avant le départ. Un vol retardé coûte alors une soirée au groupe, non son bateau, et la prise en charge du lendemain matin part d'un hôtel de la liste.