Pianificare un viaggio incentive a Komodo: la checklist di otto settimane del responsabile di produzione

Il primo compito è una decisione, non una prenotazione. Chi approva il viaggio, quante persone possono venire e qual è il budget a persona? Scriva il numero di partecipanti come intervallo se non è fissato. La scala dei partecipanti fa il resto: fino a 10 sta su Zada Mega, 12 su Zada Zen, 14 su Zada Nara, e fino a 28 su Zada Ulla.

Assuma il 3D2N come durata di base. Un'intera barca per 20 ospiti su Zada Ulla costa IDR 110.000.000 · circa USD 6.748 per 3D2N, ossia IDR 5.500.000 · circa USD 337 a testa. Per un team dirigenziale di 12 su Zada Zen costa IDR 85.000.000 · circa USD 5.215, ossia IDR 7.080.000 · circa USD 434 a testa. Tariffe 2026, IDR, per barca, guida e documentazione extra.

Aggiunga le voci che la tariffa lascia fuori: voli, hotel e pasti prima e dopo, ingressi al parco, mance, e la guida e la documentazione, che si organizzano su richiesta e si quotano a parte. Quella somma è il vero budget a persona, ed è il numero da portare a chi approva.

Scelga due o tre date, in ordine di preferenza, e le invii con il numero di partecipanti. Una barca si tiene solo quando la confermiamo per iscritto. Pubblichiamo un solo listino 2026 per ogni barca; le tariffe feriali e del weekend si confermano data per data su richiesta, quindi il preventivo è il punto in cui la cifra diventa fissa.

Se il numero di partecipanti supera 28, la scala passa a due barche: charter privati distinti prenotati insieme, nelle stesse date, se ogni barca è libera, quotati a barca. Navigare insieme, un ancoraggio condiviso e un programma comune si organizzano su richiesta, e i comandanti stabiliscono ordine e ancoraggi.

Approvi il preventivo e versi l'acconto del 50 per cento. Lista del responsabile di produzione in questa fase: l'approvazione firmata, la ragione sociale e i dati fiscali dell'azienda per la fattura, e il nome del referente (PIC).

È il passo che rende reale il viaggio. Il saldo scade 30 giorni prima della partenza, poco più di quattro settimane prima, quindi il pagamento e gli elenchi cadono nella stessa settimana.

• Rooming list. Nomi per cabina, con ogni coppia indicata. La sistemazione dei letti di ogni coppia si conferma con la rooming list, per iscritto, prima del pagamento.
• Riga su diete ed esigenze mediche. Halal, vegetariano, allergie e livello di nuoto, una riga per ospite.
• Elenco voli e partecipanti. Nomi esattamente come sul passaporto o sul documento, con il volo di arrivo di ogni ospite.
• Approvazione scritta. Una persona dalla Sua parte firma l'elenco; le modifiche dopo la scadenza indicata nel preventivo si trattano come modifiche alla prenotazione.

La scadenza è fissata nel preventivo scritto, non qui. La decide la data di partenza.

Il ritiro in aeroporto, in hotel e al porto a Labuan Bajo è incluso; orario e punto d'incontro si confermano per iscritto. Oltre 12 ospiti un secondo mezzo o un pullman si quota come voce a parte. Ci invii l'elenco degli arrivi, così abbiniamo i mezzi ai voli.

Prenoti i voli in questa finestra, e prenoti i voli successivi solo dopo che l'orario di rientro dell'ultimo giorno è confermato per iscritto. Arrivi a Labuan Bajo un giorno prima della partenza.

Invii al team una pagina: che cosa mettere in valigia, l'orario di ritrovo, il numero del PIC e la riga sul Wi-Fi locale, indicato su Zada Ulla e Zada Nara senza velocità promessa. Aggiunga che biglietti del parco e tariffe dei ranger si pagano sull'elenco del gruppo, non in tariffa. La pagina va inviata due volte, una ora e una due giorni prima della partenza, e solo la seconda riporta l'orario esatto del ritiro.

È un esempio; l'orario di ritrovo si conferma per iscritto e il comandante stabilisce tutto ciò che segue. Gli ospiti si incontrano al punto di ritiro, raggiungono il porto e salgono a bordo. L'equipaggio fa il briefing di sicurezza, e le chiavi delle cabine si consegnano all'imbarco.

Il primo pasto è il pranzo a bordo, poi la prima tappa. Il PIC conta le persone sull'elenco voli e partecipanti all'imbarco, a ogni sbarco e prima che la barca lasci una tappa. Un appello a cena il primo giorno richiede un minuto e ne risparmia dieci di ansia più tardi.

Dove la barca si ancora per la notte lo decidono il comandante e il meteo; il gruppo dorme a bordo. Il responsabile di produzione della Sua pratica resta raggiungibile durante gli orari della chat, ogni giorno, dalle 08:00 alle 20:00 WITA, per ogni cambiamento a terra.