Budget a persona per un viaggio aziendale a Komodo: la quota della barca, poi le voci che lascia fuori

Il budget di un viaggio aziendale parte da una cifra, e la cifra arriva senza i suoi margini. Qui arriva con i margini. Zada Ulla ospita fino a 28 persone. Per 28, la tariffa di 3D2N è IDR 160.000.000 · circa USD 9.816 per l'intera barca, dalla fascia da 26 a 28 ospiti del listino 2026.

Divisa sul gruppo, la quota è IDR 5.710.000 · circa USD 350 a testa, arrotondata alla decina di migliaia di rupie più vicina. Comprende la barca, il suo equipaggio, i pasti a bordo, i trasferimenti tra porto e barca, l'attrezzatura da snorkeling e i giubbotti di salvataggio, come li espone il listino 2026.

Non è il viaggio. Altri tre gruppi di costi restano fuori, e la sezione seguente li aggiunge uno per uno, così il foglio dell'ufficio HR riporta ogni voce. Le cifre sono quelle del listino 2026, le stesse della pagina delle tariffe. Le tariffe possono anche variare con carburante, cambi, imposte e norme di governo, come dicono le condizioni di prenotazione, e il preventivo scritto fissa la cifra per la Sua data.

Ecco che cosa la tariffa privata lascia fuori, con accanto chi paga ciascuna voce.

In un charter privato la guida e la documentazione foto e video non sono incluse; si organizzano su richiesta e si quotano a parte. In un viaggio condiviso (open trip) sono incluse entrambe. Biglietti del parco e tariffe dei ranger non sono mai in tariffa.

Le cifre del parco sono quelle del PP 36/2024, verificate il 10 ottobre 2026, e il preventivo le ripete per la data della partenza.

I team più piccoli cambiano i conti in un modo che sorprende. Dodici colleghi su Zada Zen pagano IDR 85.000.000 · circa USD 5.215 per la barca, ossia IDR 7.080.000 · circa USD 434 a testa. Quattordici su Zada Nara pagano IDR 105.000.000 · circa USD 6.442, ossia IDR 7.500.000 · circa USD 460 a testa.

Metta ora gli stessi numeri su Zada Ulla, che ha una fascia da 1 a 14 ospiti. Dodici su Ulla fanno IDR 7.920.000 · circa USD 486 a testa, e quattordici IDR 6.790.000 · circa USD 417. Con 14 ospiti Ulla costa meno a testa delle due barche, e con 12 Zada Zen costa meno di Ulla. Con 10, Zada Zen e Zada Mega condividono IDR 8.500.000 · circa USD 521 a testa, contro IDR 9.500.000 · circa USD 583 su Ulla.

Il prezzo è un elemento e non la scelta. Zada Zen è più piccola di Ulla, il che significa meno cabine in cui sistemare un team. Zada Zen e Zada Mega hanno extra a prezzo noto per la guida e per la documentazione: IDR 750.000 · circa USD 46 al giorno per la guida locale e IDR 2.000.000 · circa USD 123 al giorno per foto e video. Per Ulla e Nara le stesse due voci si quotano a parte su richiesta.

Zada Ulla si prezza in quattro fasce, e la quota a testa si muove a dente di sega. Dentro una fascia, ogni ospite aggiunto abbassa la quota di tutti. Passando alla fascia successiva la quota risale, perché l'intera barca viene ripezzata.

I limiti sono a 14 e 15, a 20 e 21, e a 25 e 26. Con 14 ospiti la quota è IDR 6.790.000 · circa USD 417, e con 15 è IDR 7.330.000 · circa USD 450. Con 20 è IDR 5.500.000 · circa USD 337, e con 21 è IDR 6.430.000 · circa USD 394. Con 25 è IDR 5.400.000 · circa USD 331, e con 26 è IDR 6.150.000 · circa USD 377. Al pieno di 28 è IDR 5.710.000 · circa USD 350.

Il minimo è a 25 ospiti, e da 20 a 28 ospiti è la fascia più economica a testa su Ulla. È inferiore a Nara con 14, a Zen con 12 e a Mega con 10.

Ne segue una regola pratica. Se la Sua lista ha 21 nomi, verifichi se 20 potrebbero bastare, perché così passa alla fascia da 15 a 20. Se ne ha 26, si chieda se 25 basterebbero. Non suggerisco di tagliare dei colleghi per risparmiare. Suggerisco di conoscere i limiti prima che la lista sia definitiva.

La tabella qui sotto è per un gruppo di 28. La copi e sostituisca ogni parentesi con una cifra dei Suoi preventivi. La prima riga è nostra; le altre le compila Lei.

Il pagamento segue le condizioni di prenotazione: un acconto del 50 per cento, e il saldo 30 giorni prima della partenza. PT Komodo Explorer Indonesia è una società indonesiana regolare e fattura a un'azienda, che è ciò che la maggior parte degli uffici finanziari deve vedere.

Un preventivo che fissi la Sua data e la Sua tariffa richiede sei dati, e la maggior parte arriva in un solo messaggio.

• Il numero di partecipanti, e quanto è fermo.
• La ripartizione tra ospiti indonesiani e stranieri, perché i biglietti del parco differiscono.
• Due o tre date candidate, giorni feriali compresi.
• La durata della rotta, da 2D1N a 5D4N; questa nota usa il 3D2N.
• Se vuole una guida o la documentazione in un charter privato.
• La ragione sociale e i dati fiscali per la fattura.

Rispondiamo per iscritto con la barca, la fascia, la tariffa e le scadenze. Se il numero di partecipanti cade su un limite di fascia, la risposta lo dice e mostra accanto la fascia vicina.

La cifra che sta mettendo a budget è la quota della barca, più le voci della tabella. Tutto il resto in un viaggio aziendale, dalla cena di benvenuto ai voli, spetta a Lei aggiungerlo. Preferisco che lo aggiunga con cognizione piuttosto che lo trovi più tardi in una nota spese.