Scaletta di un viaggio aziendale di tre giorni su un phinisi: 20 persone, una barca, ogni blocco con un responsabile

La premessa è un reparto di 20 persone su Zada Ulla. Venti è il limite alto della fascia da 15 a 20 ospiti, quindi l'intera barca per 3D2N costa IDR 110.000.000 · circa USD 6.748, ossia IDR 5.500.000 · circa USD 337 a testa. La barca ha 11 cabine, quindi 20 persone riempiono dieci coppie e lasciano libera una cabina. La guida e la documentazione si quotano in aggiunta, e i biglietti del parco restano fuori dalla tariffa.

La rotta è quella standard privata per tre giorni. Il comandante stabilisce ordine delle tappe, ancoraggio e orari il giorno stesso, in base a meteo e regole del parco; gli orari di questa pagina sono di esempio. Dove indico un orario, è l'alba o il tramonto di un mese indicato, non una promessa.

Gran parte di una scaletta si svolge prima che la barca lasci il porto. Io conto quattro passaggi di consegne, ciascuno con un responsabile e una scadenza. Le date stanno nel Suo preventivo scritto, perché dipendono dalla data di partenza.

• Preventivo e acconto. Lei approva il preventivo; l'acconto è del 50 per cento. Responsabile: il Suo referente della finanza.
• Elenco voli e partecipanti. Nomi esattamente come sul documento, ciascuno indicato come indonesiano o straniero, perché i biglietti del parco differiscono. Responsabile: il Suo referente (PIC).
• Rooming list ed elenco delle diete. Chi divide, chi ha bisogno di una cabina da solo, chi mangia che cosa. Responsabile: il Suo PIC.
• Saldo. Dovuto 30 giorni prima della partenza. Responsabile: il Suo referente della finanza.

Un elenco voli e partecipanti che arriva dopo la scadenza ritarda i biglietti del parco, perché sono emessi a nome. Chieda al responsabile di produzione della Sua pratica di rileggere gli elenchi per iscritto prima della scadenza, così un'ortografia sbagliata si trova a una scrivania e non in porto.

Il primo giorno comincia in banchina e chiede poco a tutti. L'orario di ritrovo e il punto d'incontro arrivano per iscritto. A bordo il PIC legge i nomi dall'elenco, a ogni ospite si indica la cabina della rooming list, e segue il pranzo mentre il porto si allontana.

A luglio il tramonto a Kalong è alle 17:57. Dove la barca si ancora per la notte lo decidono il comandante e il meteo; il gruppo dorme a bordo.

Il secondo giorno è il più lungo e quello che un PIC dovrebbe pianificare con più cura. Padar viene per prima, e viene presto. A luglio l'alba lì è alle 06:18; nell'arco dell'anno va dalle 05:31 alle 06:18.

La scalinata di Padar ha circa 816 gradini, secondo un articolo di viaggio di Telkomsel del 5 febbraio 2026, che dice anche che i camminatori devono restare sul sentiero, che i ranger stanno in postazioni lungo di esso e che la salita richiede circa 45 minuti. Io pianifico con 45 minuti come minimo, e un gruppo di 20 si distanzia ben oltre.

Lo stesso articolo di Telkomsel dice che l'ingresso a Padar si prenota in anticipo tramite il sistema SiOra del parco da aprile 2026, sette giorni prima. Il resoconto di Floresa del 7 aprile 2026 conferma il sistema di prenotazione e un tetto di 1.000 visitatori al giorno, ma non indica alcun anticipo. L'ufficio verifica col parco l'anticipo di sette giorni prima della Sua partenza.

Dopo Padar le tappe seguono la rotta: Pink Beach, la camminata sull'isola di Komodo con un ranger, poi Taka Makassar e Manta Point, che dipendono da marea e corrente. La cena e l'ancoraggio notturno chiudono la giornata.

Il terzo giorno è breve di proposito. Colazione a bordo, nuotata e snorkeling a Kanawa, poi la barca rientra a Labuan Bajo. L'orario di rientro dell'ultimo giorno si conferma per iscritto; prenoti i voli solo dopo quella conferma.

Il passaggio di consegne è la parte che la maggior parte dei piani lascia in bianco. Io ci scriverei tre righe: bagagli contati in uscita dalla barca sull'elenco, l'elenco chiuso dal Suo PIC con il comandante, e una persona indicata per nome nel Suo ufficio a cui si comunica che il gruppo è a terra. Il responsabile di produzione invia il messaggio di chiusura quando il PIC conferma.

Ciò che non posso darLe è un orario di rientro. Meteo e tappe lo spostano, quindi qualsiasi ora fissa su una slide è un'ipotesi, e la toglierei.

Quattro parti toccano un viaggio aziendale, e una scaletta funziona solo se accanto a ogni riga c'è un nome.

La riga che sistemerei per prima è quella che la maggior parte dei piani lascia al caso: la mattina di Padar. Indichi un gruppo veloce e uno lento prima di salire a bordo, dia a ciascuno un capogruppo e concordi il punto d'incontro in cima. Un piano che regge per 20 regge per 10 e per 28, perché cambia solo il numero dei capigruppo. Metta i nomi dei capigruppo nella rooming list accanto ai numeri di cabina, così il PIC e il responsabile di produzione lavorano sulla stessa pagina prima della partenza mattutina.