Prima volta in Indonesia con un gruppo: ingresso, denaro e che cosa dire al team

Un gruppo misto è il caso consueto: colleghi indonesiani, personale regionale e alcuni visitatori stranieri. Le regole cambiano con il passaporto, quindi raccolga i documenti per nazionalità e non per azienda. Il personale indonesiano viaggia con la carta d'identità nazionale. Gli ospiti stranieri hanno bisogno di quanto indicato nella tabella qui sotto, e il compito dell'organizzatore è verificare che ciascuno li possieda prima del volo, non al banco dell'aeroporto.

Legga la tabella tenendo presente il grado di certezza. Validità del passaporto, biglietto di proseguimento e arrival card digitale sono dati fermi. Il prezzo del visto è la voce da verificare: cambia, quindi controlli le pagine ufficiali dell'immigrazione prima di dire al team che cosa mettere a budget.

Per ogni ospite straniero l'organizzatore raccoglie lo stesso breve elenco:

• un passaporto valido sei mesi dopo l'arrivo, con pagine bianche
• la prova di un viaggio di proseguimento o di ritorno
• il visto o l'e-visa corrispondente alla nazionalità, oppure una nota che l'ingresso è senza visto
• la arrival card digitale All Indonesia, gratuita, compilata poco prima dell'arrivo, con il QR code salvato sul telefono

Due piccoli punti. Un ospite che arriva in volo da Bali può dovere anche la tassa turistica di Bali, indicata nella tabella. E l'elenco voli e partecipanti a bordo si costruisce con la stessa grafia del passaporto, quindi chieda subito a ciascun ospite la foto della pagina dei dati del passaporto, il che evita una correzione più tardi. Non siamo consulenti per l'immigrazione; decide la fonte ufficiale.

La rupia è l'unica valuta pratica a Labuan Bajo. I bancomat si trovano in città e all'aeroporto, non ce n'è sulle isole, e il limite consueto per prelievo è basso, quindi un gruppo di 28 persone non può prelevare tutto a uno sportello la mattina della partenza. Chieda al team di prelevare la sera prima.

Le carte funzionano in hotel, presso gli operatori di barche e nei ristoranti più grandi, spesso con un supplemento, e non nei warung, nei mercati o nei piccoli negozi. Per l'acconto ci paga con bonifico o link per carta, Wise, Revolut o PayPal; PayPal aggiunge il 7,2 per cento. La fattura è emessa alla Sua azienda da PT Komodo Explorer Indonesia, quindi ci dia ragione sociale e dati fiscali dell'azienda alla conferma. Un pagamento con carta fatto da un collega invece che dall'azienda è una fonte frequente di errori in fattura, ed è più facile fissare il nome prima dell'acconto che dopo.

A bordo il contante che serve a un ospite è poco: acquisti personali e una mancia facoltativa per l'equipaggio. La tabella riporta le fasce di mancia che gli operatori indicano. Le mance sono volontarie, e nessuna mancia è in una tariffa.

L'aeroporto internazionale di Komodo (LBJ) dista da 2 a 3 km dal centro, e la maggior parte dei visitatori fa scalo a Bali, Giacarta o Surabaya. Gli orari cambiano, quindi la tabella mostra le rotte osservate, non un orario di servizio. Arrivi a Labuan Bajo un giorno prima della partenza, così un volo in ritardo o cancellato non costa al gruppo la sua barca.

Il ritiro in aeroporto, in hotel e al porto è incluso; oltre 12 ospiti un secondo mezzo o un pullman si quota come voce a parte, quindi 28 ospiti richiedono tre HiAce o un pullman. Gli arrivi scaglionati sono il vero lavoro di pianificazione: elenchi nell'elenco voli e partecipanti ogni arrivo per ospite, e adattiamo il ritiro agli elenchi. Punto d'incontro e orario si confermano per iscritto.

I bagagli meritano una riga nel briefing. Le borse morbide si stivano a bordo più facilmente delle valigie rigide, e un ospite che arriva con una grande valigia può lasciarla in hotel per le notti a bordo.

Il volo di ritorno è la seconda regola. L'orario di rientro dell'ultimo giorno si conferma per iscritto, e i voli si prenotano solo dopo quella conferma.