Merencanakan trip incentive Komodo: checklist koordinator delapan pekan

Pekerjaan pertama adalah keputusan, bukan pemesanan. Siapa yang menyetujui trip, berapa orang yang boleh ikut, dan berapa anggaran per orang? Tulis jumlah peserta sebagai kisaran bila belum pasti. Tangga jumlah peserta lalu menyelesaikan sisanya: hingga 10 muat di Zada Mega, 12 Zada Zen, 14 Zada Nara, dan hingga 28 Zada Ulla.

Ambil 3D2N sebagai lama perjalanan bawaan. Satu kapal penuh untuk 20 peserta di Zada Ulla adalah IDR 110.000.000 · sekitar USD 6.748 untuk 3D2N, yaitu IDR 5.500.000 · sekitar USD 337 per orang. Untuk tim pimpinan 12 orang di Zada Zen adalah IDR 85.000.000 · sekitar USD 5.215, atau IDR 7.080.000 · sekitar USD 434 per orang. Tarif 2026, IDR, per kapal, pemandu dan dokumentasi terpisah.

Tambahkan baris yang tidak termasuk dalam tarif: penerbangan, hotel dan makan sebelum dan sesudah trip, biaya taman, tip, serta pemandu dan dokumentasi, yang disediakan atas permintaan dan dihitung terpisah. Jumlah itu adalah anggaran sebenarnya per orang, dan itulah angka yang dibawa kepada pemberi persetujuan.

Pilih dua atau tiga tanggal, berurutan menurut preferensi, dan kirimkan bersama jumlah peserta. Kapal hanya ditahan bila kami mengonfirmasinya secara tertulis. Kami menerbitkan satu daftar harga 2026 untuk setiap kapal; tarif hari kerja dan akhir pekan dikonfirmasi per tanggal atas permintaan, jadi penawaranlah tempat angkanya menjadi pasti.

Bila jumlah peserta di atas 28, tangga berpindah ke dua kapal: private charter terpisah yang dipesan bersamaan, tanggal sama, selama setiap kapal kosong, dihitung per kapal. Berlayar bersama, tempat berlabuh bersama, dan program gabungan diatur atas permintaan, dan para kapten menetapkan urutan serta tempat berlabuhnya.

Setujui penawaran dan bayar DP 50 persen. Checklist koordinator pada tahap ini: persetujuan bertanda tangan, nama badan hukum dan data pajak perusahaan untuk invoice, dan nama PIC.

Inilah langkah yang membuat trip menjadi nyata. Pelunasan jatuh tempo 30 hari sebelum berlayar, sedikit lebih dari empat pekan sebelumnya, jadi pembayaran dan daftar-daftar itu tiba pada pekan yang sama.

• Rooming list. Nama per kabin, dengan setiap pasangan disebut namanya. Susunan tempat tidur setiap pasangan dikonfirmasi bersama rooming list, secara tertulis, sebelum Anda membayar.
• Baris pantangan makanan dan kondisi medis. Halal, vegetarian, alergi, dan tingkat renang, satu baris per peserta.
• Daftar nama peserta dan penerbangan. Nama persis seperti di paspor atau identitas, dengan jam kedatangan penerbangan tiap peserta.
• Persetujuan. Satu orang di pihak Anda menandatangani daftar; perubahan setelah batas waktu di penawaran diperlakukan sebagai perubahan pemesanan.

Batas waktunya ditetapkan di penawaran tertulis, bukan di sini. Tanggal berlayar yang menentukannya.

Penjemputan bandara, hotel, dan pelabuhan di Labuan Bajo sudah termasuk; jam dan titik temunya dikonfirmasi tertulis. Di atas 12 peserta, kendaraan kedua atau bus dihitung sebagai baris sendiri. Kirim daftar kedatangan agar kami menyesuaikan kendaraan dengan penerbangan.

Pesan tiket pesawat pada rentang ini, dan pesan penerbangan lanjutan hanya setelah jam kembali pada hari terakhir dikonfirmasi tertulis. Tibalah di Labuan Bajo sehari sebelum berlayar.

Kirim satu halaman kepada tim: apa yang dibawa, jam kumpul, nomor PIC, dan baris tentang Wi-Fi lokal, yang tercantum di Zada Ulla dan Zada Nara tanpa janji kecepatan. Tambahkan bahwa tiket taman dan biaya ranger dibayar pada daftar rombongan, bukan dalam tarif. Halaman itu dikirim dua kali, sekali sekarang dan sekali dua hari sebelum berlayar, dan hanya yang kedua memuat jam penjemputan yang pasti.

Ini contoh; jam kumpul dikonfirmasi tertulis dan kapten menetapkan segala sesuatu sesudahnya. Peserta bertemu di titik jemput, menuju pelabuhan, dan naik kapal. Kru memberikan briefing keselamatan, dan kunci kabin dibagikan saat naik.

Makanan pertama adalah makan siang di kapal, lalu titik singgah pertama. PIC menghitung peserta terhadap daftar peserta saat naik, di setiap pendaratan, dan sebelum kapal meninggalkan sebuah titik singgah. Absensi saat makan malam hari pertama hanya semenit dan menghemat sepuluh menit yang cemas kelak.

Tempat kapal berlabuh untuk bermalam ditentukan oleh kapten dan cuaca; rombongan tidur di kapal. Tim acara kami yang memegang berkas Anda tetap dapat dihubungi pada jam chat, setiap hari, pukul 08:00 sampai 20:00 WITA, untuk perubahan apa pun di darat.